РЕШЕНИЕ Коллегии Комитета здравоохранения от

РЕШЕНИЕ Коллегии Комитета здравоохранения от 14.03.2002
"О СОСТОЯНИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ И МЕРАХ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ТРУДОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ МОСКВЫ"


ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

РЕШЕНИЕ
от 14 марта 2002 года

ПРОТОКОЛ N 5-2

О СОСТОЯНИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ И МЕРАХ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
СОХРАННОСТИ ТРУДОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ
И ОРГАНИЗАЦИЯХ КОМИТЕТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ МОСКВЫ

Заслушав и обсудив информацию директора Центрального объединенного архива Цапука Н.В. "О состоянии архивной работы и мерах по обеспечению сохранности трудовых документов граждан в учреждениях и организациях Комитета здравоохранения Москвы", коллегия отмечает, что Центральным объединенным архивом, организациями и учреждениями здравоохранения проведена определенная работа, направленная на обеспечение сохранности документов по личному составу, необходимых для пенсионного обеспечения работников.
После проведения в 1998 году коллегии по вопросу "О состоянии и мерах по улучшению архивной работы в организациях и учреждениях Комитета здравоохранения г. Москвы" значительно улучшилось состояние архивной службы в учреждениях системы здравоохранения. Для размещения архивных документов Центральному архиву выделено 2 новых помещения общей площадью 2030 кв. м.
В соответствии с распоряжением Мэра Москвы от 04.10.2000 N 1045-РМ "Об утверждении документов по разработке информационных технологий в 2000-2001 гг." Центральный объединенный архив включен в план разработки и внедрения автоматизированной информационной системы, внедрение которой запланировано на III квартал 2002 г.
Серьезное внимание, оказываемое развитию медицинской архивной службы со стороны Комитета здравоохранения, требует усиления, в первую очередь, в области финансирования, совершенствования материально-технической базы, централизации архивных хранилищ в 2-3 местах.
Первоначально архив рассчитан на прием до 5000 заявлений в год. В связи со значительно возросшим числом обращений в архив в последние годы количество архивных справок увеличилось в 2-2,5 раза, не хватает площадей для создания необходимых условий для приема населения.
Анализ состояния архивной работы в подведомственных Комитету здравоохранения учреждениях и организациях показал, что проведена значительная работа по обеспечению сохранности документов.
В большинстве учреждений здравоохранения проведена обработка документов по личному составу по 1994 г. и 1995 г. .
В то же время в отдельных учреждениях архивные документы длительное время не обрабатывались .
Многие архивы учреждений здравоохранения размещены в неприспособленных помещениях, зачастую - с инженерными коммуникациями, в сырых подвалах, не имеют охранной, пожарной сигнализации, испытывают дефицит кадров и имеют низкий образовательный уровень работающего персонала. Вместе с тем руководители достаточно пассивно решают проблемы в этой области.
Все это негативно отражается на сохранности документов постоянного и долговременного хранения, имеют место утраты документов .
Значительно ослабла в последнее время государственная дисциплина в области архивного дела в аптеках и негосударственных организациях, занимающихся медицинской и фармацевтической деятельностью.
Большинство аптек, перейдя в негосударственную сферу, получив экономическую самостоятельность, неправомерно трактуемую ими как независимость от обязательств в области архивного дела, не провели обработку и не сдали документы до периода изменения формы собственности, которые необходимы для пенсионного обеспечения работников и находятся под прямой угрозой утраты.
Учитывая сложившуюся ситуацию в состоянии архивной работы, обеспечение сохранности документов и во исполнение письма первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы от 17.12.2001 N 25-5811/12 коллегия решила:
1. Принять к сведению информацию директора Центрального объединенного архива Комитета здравоохранения Цапука Н.В. и считать необходимым продолжить работу органов здравоохранения и лечебно-профилактических учреждений по улучшению архивной работы и обеспечению сохранности трудовых документов граждан.
2. Начальникам окружных управлений здравоохранения, руководителям предприятий, организаций и учреждений, подведомственных Комитету и окружным управлениям здравоохранения, директорам аптек:
2.1. Считать организацию архивного дела одним из основных направлений деятельности учреждений.
2.2. Тщательно проанализировать состояние архивного дела и обеспечение сохранности документов на оперативных совещаниях.
Срок: 01.05.2002.
2.3. Возложить на одного из заместителей руководителя предприятия, организации, учреждения персональную ответственность за состояние архивной работы и обеспечение сохранности документов.
Срок: 01.05.2002.
2.4. Выделить помещения для размещения архивных документов и оборудовать их в соответствии с требованиями, предъявляемыми к архивохранилищам.
Срок: 31.12.2002.
2.5. Обеспечить безусловную сохранность документов постоянного и долговременного хранения.
Срок: постоянно.
2.6. Составить сводную номенклатуру дел учреждения и согласовать в Центральном объединенном архиве.
Срок: 31.12.2002.
2.7. Провести упорядочение архивных документов по 1998 год включительно и сдать документы в установленном порядке на хранение в Центральный объединенный архив Комитета здравоохранения. В дальнейшем обработку документов проводить ежегодно.
Срок: 31.12.2002.
3. Директору Центрального объединенного архива Комитета здравоохранения :
3.1. Организовать жесткий контроль за обеспечением сохранности архивных документов в учреждениях здравоохранения.
3.2. Совместно с заместителем председателя Комитета завершить внедрение автоматизированной информационной системы архива.
Срок: 31.09.2002.
3.3. Организовать прием в Центральный объединенный архив документов по личному составу учреждений системы по 1998 год включительно.
Срок: 31.12.2002.
3.4. Обеспечить неукоснительное соблюдение установленных законодательством сроков исполнения запросов социально-правового характера.
Срок: постоянно.
3.5. Совместно с начальником отдела МТО Комитета здравоохранения , начальником бюро судебно-медицинской экспертизы принять меры к завершению в 2002 г. капитального ремонта здания по адресу: ул. Наличная, д. 4 и выделению в нем 774 кв. м для размещения архива.
3.6. Совместно с начальником управления здравоохранения ЮВАО решить вопрос о выделении архиву дополнительных 449,3 кв. м в помещении по адресу: ул. Кубанская, д. 25.
Срок: март 2002 г.
3.7. Совместно с начальником финансово-экономического управления рассмотреть вопрос о создании в структуре архива архивной инспекции.
Срок: март 2002 г.
4. Начальнику отдела председателя :
4.1. Организовать своевременное информирование Центрального архива о ликвидации, реорганизации, преобразовании учреждений системы Комитета здравоохранения, в том числе аптек.
Срок: постоянно.
5. Начальнику Центра медицинской инспекции , начальнику управления лицензирования и аккредитации , и.о. начальника управления фармации при проведении контрольных проверок медицинских учреждений негосударственной формы собственности обращать внимание на обеспечение сохранности документов по личному составу.
Срок: постоянно.
6. Начальнику финансово-экономического управления :
6.1. Пересмотреть штатное расписание Центрального объединенного архива с учетом увеличения объемов работы и выделения архиву дополнительных площадей.
Срок: март 2002 г.
6.2. Предусмотреть в 2002-2003 гг. ассигнования на укрепление материально-технической базы архива, оснащение необходимым оборудованием, мебелью, средствами оргтехники.
Срок: март 2002 г.
6.3. Совместно с начальником отдела государственной службы и кадров внести предложения по внедрению методов стимулирования труда сотрудников архива.
Срок: до 30.04.2002.
7. Снять с контроля решение коллегии от 02.07.1998 "О состоянии и мерах по улучшению архивной работы в организациях и учреждениях Комитета здравоохранения Москвы" как выполненное.
8. Контроль за выполнением настоящего решения коллегии возложить на заместителя председателя Комитета Соболева В.А.

Член коллегии -
заместитель председателя
Комитета здравоохранения
Л.Г. Костомарова

Секретарь коллегии
Е.П. Неустроева

Согласовано:
Председатель Комитета
здравоохранения Москвы
А.П. Сельцовский